POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE ICOHARINAS SAS

El presente documento representa la política de protección de datos personales, la cual es exigida por el artículo 13 del Decreto reglamentario 1377 de 2013.

I. IDENTIFICACIÓN
Razón Social: ICOHARINAS SAS NIT 890212673-6
Representante Legal: RODOLFO CASTILLO GARCIA
Dirección: Carrera 17 AUT Palenque-Chimita 59-131
Teléfonos: 6761000
Correo Electrónico: icoharinas@icoharinas.com.co

II. MARCO LEGAL

• Constitución política de Colombia, Articulo 15
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

III. DEFINICIONES

Para la interpretación de la presente política compartimos las siguientes definiciones:
AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PRIVADO: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.
DATO SEMIPRIVADO: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual, y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a
su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el
encargado por cuenta del responsable.
IV. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan,
se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, ICOHARINAS S.A.S. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; deberán
informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet
u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por ICOHARINAS S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: ICOHARINAS S.A.S. está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
V. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACION
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ICOHARINAS S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ICOHARINAS S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por ICOHARINAS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
VI. DEBERES DE LA ORGANIZACIÓN
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de ICOHARINAS S.A.S. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la Ley.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y
existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre
el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
Ley 1581 de 2012.
o) ICOHARINAS S.A.S. hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las
que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección
de datos personales.
VII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será
de libre consulta para los ciudadanos.
Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, ICOHARINAS S.A.S. aportará a la Superintendencia
de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.
VIII. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
IX. MEDIO Y MANIFESTACION PARA OTORGAR LA AUTORIZACION DEL TITULAR
ICOHARINAS S.A.S. en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los
titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de:
• En la Sede principal que se ubica en la dirección Carrera 17 AUT Palenque-Chimita 59-131,
mediante recepción física de los documentos que contengan la consulta, petición o reclamo o de
forma verbal en la misma dirección.
• A través de un correo electrónico j.madiedo@icoharinas.com.co con el asunto “Protección de datos
personales”.
X. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos
relacionados con el Registro Civil de las personas.
XI. LEGITIMIZACIÓN PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a
disposición ICOHARINAS S.A.S.
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para
representarlos.
XII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento para los datos personales indispensables, trabajadores y/o contratistas, estará enmarcado en el
orden legal y en virtud de la condición de la organización y serán todos los necesarios para el cumplimiento de
la misión.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea
requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o
jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte
de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que
mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las
medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de
datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la
autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo
en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
ICOHARINAS S.A.S. velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o
adolescentes
XIII. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse a las siguientes
personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la Ley.
XIV. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
ICOHARINAS S.A.S. ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al
interior de la organización a la Asesora Jurídica, área Funcional que maneja los Datos Personales de los
Titulares y profesionales en Seguridad de la Información.
Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para
realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico
j.madiedo@icoharinas.com.co
XV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
PETICIONES
a) Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en
ICOHARINAS S.A.S. quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o esté
vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través del correo j.madiedo@icoharinas.com.co
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante ICOHARINAS S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a ICOHARINAS S.A.S. por el correo electrónico j.madiedo@icoharinas.com.co con la identificación del Titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el correo a j.madiedo@icoharinas.com.co con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,
se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos:
ICOHARINAS S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser
incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico j.madiedo@icoharinas.com.co indicando la actualización,
rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales
en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello ICOHARINAS S.A.S. pondrá a disposición del Titular el correo electrónico j.madiedo@icoharinas.com.co Si vencido el término legal respectivo, ICOHARINAS S.A.S., según fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la
revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
XVI. TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
ICOHARINAS S.A.S. en cumplimiento de la misión de la organización podrá efectuar transferencia ytransmisión de datos personales de los titulares.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, ICOHARINAS S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el
entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la ORGANIZACION y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para
propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe ICOHARINAS S.A.S., no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos
personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan
establecerse con la ICOHARINAS S.A.S.
XVII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
a) Medidas de seguridad: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ICOHARINAS S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
b) Implementación de las medidas de seguridad: ICOHARINAS S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
✓ Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
✓ Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de
seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
✓ Funciones y obligaciones del personal.
✓ Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de
información que los tratan.
✓ Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
✓ Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
✓ Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el
procedimiento de seguridad que se implemente.
✓ Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o
reutilizado.
✓ El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre
que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
✓ El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en
materia de seguridad de los datos personales.
XIX. Oficial de protección de datos personales
En ICOHARINAS S.A.S. el líder del Proceso de la Gestión de Protección de Datos Personales es la Asesora Jurídica, quien tendrá la responsabilidad de asegurar que la protección de los datos personales que trata la
organización se realice de conformidad a las exigencias de Ley y de la Política de Tratamiento de la Información.
XX. Tratamiento de datos personales de trabajadores
ICOHARINAS S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos de carácter personal de sus trabajadores y aspirantes a cargos en el desarrollo de los procesos de selección y contratación, los cuales permiten la vinculación del talento humano a la organización. El proceso de vinculación en calidad de empleado exige que se realice un requerimiento de información para ejecutar las actividades propias del proceso de selección de personal tales como evaluación de competencias individuales, estudio de seguridad y verificación de los datos del aspirante. Una vez el aspirante ha sido admitido y asuma la calidad de trabajador sus datos personales serán utilizados para llevar a cabo el proceso de vinculación, el cual obliga a compartir datos con terceros como son las entidades pertenecientes al sistema de seguridad social, entre otros.
El aspirante que entregue su hoja de vida da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante. Si el titular aspirante al cargo no quedo seleccionado, puede solicitar la supresión de su información por los canales arriba descritos, ya que la circunstancia de no ser seleccionado no causa su exclusión del banco de datos de aspirantes para cargos a proveer. Su hoja de vida se conservará para poder ser evaluada en un próximo proceso de selección.
XXI. Tratamiento de datos personales de los trabajadores aprendices y proveedores
La organización celebra contratos comerciales y civiles que por su naturaleza exigen el tratamiento de datos personales de aprendices y proveedores, los cuales gozan de los derechos que tiene todo titular. La
información recolectada por ICOHARINAS S.A.S. tiene como fin adelantar el proceso de contratación y hacer control sobre la relación contractual. Cuando para el desarrollo de las obligaciones contractuales sea
necesario ejecutar labores en las instalaciones de la organización los datos personales del titular serán
utilizados para habilitar su ingreso y permanencia.
XXII. Captura de imágenes mediante sistemas de video-vigilancia
ICOHARINAS S.A.S. utiliza diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus oficinas con fines de seguridad y control administrativo. Por lo anterior informamos de la existencia de estos
mecanismos mediante la difusión visible de anuncios de video vigilancia, todos ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. Nuestro sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular sea fundamental (tales como baños).
El sistema es utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, personas e instalaciones físicas, que se encuentren en las locaciones de ICOHARINAS S.A.S., así como para vigilar la conducta y desarrollo de las tareas de sus empleados.
Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades
administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. También se podrá utilizar
como prueba dentro de procesos disciplinarios internos y en la vigilancia de los contratos comerciales y
civiles.
XXIII. Vigencia de la base de datos
Las bases de datos que almacenen información de titulares que posean relaciones contractuales o deban
permanecer por virtud de Ley se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo
anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular, con las salvedades
que en capítulos anteriores lo indica.
XXIV. Vigencia de la Política
La vigencia de las presentes políticas inicia a partir del mes de diciembre de 2017.
XXV. Cambios en la política
Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación
idóneos, tales como: correo electrónico, avisos en la página web y en las sedes de ICOHARINAS S.A.S. Esta
comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación.

(Firmado en el original)
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RODOLFO CASTILLO GARCIA
REPRESENTANTE LEGAL